QR code sur les factures : paiement, portail et documents

Prenez un installateur de chauffage et de plomberie avec quatre camionnettes et trois personnes au bureau. Chaque mois, il envoie environ 1 200 factures : la moitié par courrier aux clients âgés, l'autre moitié en PDF par e-mail. Les clients appellent avec les trois mêmes questions. Comment payer ? Où voir mon contrat d'entretien ? Où sont les conditions de garantie ? Quelques petits codes en pied de facture répondent aux trois. L'astuce : donner une seule tâche à chaque code et garder modifiables les codes que vous gérez.

Trois sortes de QR code sur les factures

Une facture peut porter trois sortes de code. Chacun fonctionne différemment et vient d'un outil différent.

• Un code de paiement. Votre banque, votre logiciel comptable ou votre prestataire de paiement le crée. Il contient les données de paiement ou ouvre une page de paiement pour cette facture.
• Un code portail. Un code dynamique EUQR qui ouvre votre portail client ou une page pour réserver le prochain entretien. Il est identique sur chaque facture.
• Un code document. Un code dynamique EUQR qui ouvre une page PDF avec vos conditions, une notice ou la garantie.

EUQR ne crée pas de codes de paiement. Il crée les deux autres et vous montre combien de fois chacun est scanné.

Le code de paiement vient de votre banque ou prestataire

Dans la zone euro, le format courant est le QR code EPC. Le European Payments Council le décrit dans la directive EPC069-12, version 3.1, publiée le 19 mars 2024. Le code contient le nom du bénéficiaire, l'IBAN, un montant facultatif et une référence, dans 331 octets au plus. La directive cite les factures papier comme cas d'usage et prévoit les mêmes données en texte lisible à côté du code. Le support est facultatif pour les banques, donc toutes les applis bancaires ne le lisent pas.

Les prestataires de paiement offrent une seconde voie. Mollie explique sur sa page sur le paiement par QR code que le code mène à une page de paiement préremplie. Vous le créez dans les demandes de paiement du tableau de bord, ou via l'API pour que les factures reçoivent un code automatiquement.

Ces deux codes appartiennent à une facture et à un montant. Utilisez-les tels que votre banque ou prestataire les génère. Ne faites jamais passer un code de paiement par une redirection : l'appli bancaire attend les données de paiement, pas une adresse web.

Un QR code sur les factures qui reste modifiable : le portail

C'est pour le code portail qu'un code dynamique est rentable. Notre installateur fait imprimer son papier à en-tête par lots de 5 000 feuilles, pied de page compris. L'an dernier, son portail client a changé de logiciel et d'adresse. Avec un code statique, le stock restant serait parti au recyclage. Avec un QR code dynamique EUQR, le bureau modifie la destination dans le tableau de bord et le pied de page imprimé continue de fonctionner.

Le même code fonctionne dans la facture PDF. Ajoutez dessous un lien court, comme qreu.eu/portail, pour ceux qui lisent le PDF sur leur téléphone et ne peuvent pas scanner leur propre écran. Avec le raccourcisseur de liens EUQR, vous choisissez ce slug vous-même.

Des documents derrière le code : conditions, notices, garantie

Les conditions changent. Les notices ont de nouvelles versions. Un troisième code en pied de page peut ouvrir une page PDF EUQR, disponible dès Pro. Vous remplacez le fichier quand vous voulez et le même code imprimé ouvre la nouvelle version. Vous pouvez ajouter un bouton de téléchargement et un mot de passe facultatif. Le fichier reste privé sur une infrastructure européenne et n'est pas indexé comme téléchargement public.

Chez notre installateur, le code mène à une page avec les conditions générales et la garantie des chaudières. Si le texte de garantie change en janvier, le bureau téléverse le nouveau PDF. Personne ne réimprime rien.

Voir quel flux de factures est scanné

Utilisez un code par emplacement, pas un seul pour tout. L'installateur en utilise trois : un sur la facture papier, un dans la facture PDF et un dans la relance. Les statistiques de scan EUQR montrent combien de fois chacun est ouvert, par pays, appareil, navigateur et langue. Vous voyez par exemple que la relance est plus scannée que la première facture, ou que les clients papier utilisent peu le portail. Vous ne voyez pas quel client a scanné. EUQR ne stocke pas d'adresses IP brutes et ne pose aucun cookie de suivi.

Ce qu'il ne faut pas mettre dans le code

Ne mettez jamais un numéro client, un numéro de facture ou un montant dans le slug ou dans les paramètres UTM du code portail. Ce code est le même pour tous les clients et doit le rester. Les données personnelles restent derrière la connexion à votre portail. Notre guide des liens courts personnalisés explique comment nommer les slugs sans divulguer d'informations.

Les fraudeurs envoient aussi de fausses factures avec leurs propres codes. Imprimez votre IBAN en clair, étiquetez chaque code ("Payer cette facture", "Votre compte") et utilisez un domaine court reconnaissable. Vos clients apprennent ainsi à quoi ressemblent vos vrais codes. Ceci n'est pas un conseil juridique ou financier ; validez les mentions de paiement avec votre banque ou votre expert-comptable.

Taille et emplacement en pied de page

Un lien court donne un code plus petit et moins dense qu'une longue adresse de portail. Dans un pied de page chargé, cela compte. Laissez une zone de silence entre les codes, placez le code de paiement près du montant et imprimez une étiquette sous chaque code. La directive EPC demande le niveau de correction d'erreur M et limite le code de paiement à la version QR 13 : donnez-lui le plus de place.

Le coût est faible. Les codes dynamiques commencent avec Starter à 0,99 € par mois. La page PDF demande Pro à 9 € par mois, avec 50 codes dynamiques, 250 liens courts et quatre utilisateurs. Consultez les plans et tarifs pour le détail.