QR-code op facturen: betalen, portaal en documenten in één scan

Neem een installateur van verwarming en sanitair met vier bussen en drie mensen op kantoor. Elke maand gaan er zo'n 1.200 facturen de deur uit: de helft per post naar oudere klanten, de helft als PDF per e-mail. Klanten bellen met steeds dezelfde drie vragen. Hoe betaal ik? Waar zie ik mijn onderhoudscontract? Waar staan de garantievoorwaarden? Een paar kleine codes in de factuurvoet beantwoorden alle drie. De kunst is elke code één taak te geven en de codes die u zelf beheert aanpasbaar te houden.

Drie soorten QR-code op facturen

Een factuur kan drie soorten code dragen. Elke code werkt anders en komt uit een ander hulpmiddel.

• Een betaalcode. Uw bank, boekhoudpakket of betaalprovider maakt hem. Hij bevat de betaalgegevens of opent een betaalpagina voor deze ene factuur.
• Een portaalcode. Een dynamische EUQR-code die uw klantportaal opent of een pagina om het volgende onderhoud te plannen. Hij is op elke factuur gelijk.
• Een documentcode. Een dynamische EUQR-code die een PDF-pagina met uw voorwaarden, een handleiding of de garantievoorwaarden opent.

EUQR maakt geen betaalcodes. Het maakt de andere twee en laat zien hoe vaak elke code wordt gescand.

De betaalcode komt van uw bank of provider

In de eurozone is de EPC QR-code het gangbare formaat. De European Payments Council beschrijft hem in richtlijn EPC069-12, versie 3.1, uitgegeven op 19 maart 2024. De code bevat de naam van de begunstigde, het IBAN, een optioneel bedrag en een kenmerk, binnen 331 bytes. De richtlijn noemt papieren facturen als toepassing en verwacht dezelfde gegevens als leesbare tekst naast de code. Banken zijn niet verplicht hem te ondersteunen, dus niet elke bankapp leest hem.

Betaalproviders bieden een tweede route. Mollie legt op zijn pagina over betalen met een QR-code uit dat de code naar een betaalpagina met ingevulde gegevens leidt. U maakt hem via Betaalverzoeken in het dashboard, of via de API zodat facturen automatisch een code krijgen.

Beide codes horen bij één factuur en één bedrag. Gebruik ze zoals uw bank of provider ze maakt. Stuur een betaalcode nooit via een doorverwijzing: een bankapp verwacht de betaalgegevens zelf, geen webadres.

Een QR-code op facturen die aanpasbaar blijft: de portaalcode

Bij de portaalcode loont een dynamische code. Onze installateur laat zijn factuurpapier in oplagen van 5.000 vel drukken, met de voet al voorgedrukt. Vorig jaar verhuisde het klantportaal naar nieuwe software en veranderde het adres. Met een statische code was het restant papier oud papier geworden. Met een dynamische QR-code van EUQR past kantoor de bestemming aan in het dashboard en blijft de gedrukte voet werken.

Dezelfde code werkt ook in de PDF-factuur. Zet er een korte link onder, zoals qreu.eu/portaal, voor klanten die de PDF op hun telefoon lezen en hun eigen scherm niet kunnen scannen. Met de URL-verkorter van EUQR kiest u die slug zelf.

Documenten achter de code: voorwaarden, handleidingen, garantie

Voorwaarden veranderen. Handleidingen krijgen nieuwe versies. Een derde code in de voet kan een PDF-pagina van EUQR openen, beschikbaar vanaf Pro. U vervangt het bestand achter de pagina wanneer u wilt en dezelfde gedrukte code opent de nieuwe versie. U kunt een downloadknop en een optioneel wachtwoord toevoegen. Het bestand staat privé op EU-infrastructuur en wordt niet geïndexeerd als openbare download.

Bij onze installateur wijst de code naar een pagina met de algemene voorwaarden en de garantievoorwaarden voor cv-ketels. Verandert de garantietekst in januari, dan uploadt kantoor de nieuwe PDF. Niemand drukt iets opnieuw.

Zien welke factuurstroom wordt gescand

Gebruik één code per plaatsing, niet één code voor alles. De installateur gebruikt er drie: één op de papieren factuur, één in de PDF-factuur en één in de betalingsherinnering. De scanstatistieken van EUQR tonen hoe vaak elke code wordt geopend, per land, apparaat, browser en taal. U ziet bijvoorbeeld dat de herinnering vaker wordt gescand dan de eerste factuur, of dat papieren klanten het portaal nauwelijks gebruiken. U ziet niet welke klant scande. EUQR slaat geen ruwe IP-adressen op en plaatst geen trackingcookies.

Wat u niet in de code zet

Zet nooit een klantnummer, factuurnummer of bedrag in de slug of in UTM-parameters van de portaalcode. Die code is voor elke klant gelijk en moet dat blijven. Persoonsgegevens horen achter de login van uw portaal. Onze gids over branded korte links legt uit hoe u slugs benoemt zonder informatie prijs te geven.

Oplichters sturen ook valse facturen met hun eigen codes. Druk uw IBAN als tekst af, zet een label bij elke code ("Deze factuur betalen", "Uw account") en gebruik een herkenbaar kort domein. Zo leren klanten hoe uw echte codes eruitzien. Dit is geen juridisch of financieel advies; stem de betaalteksten af met uw bank of accountant.

Formaat en plaats in de voet

Een korte link geeft een kleinere, minder dichte code dan een lang portaaladres. Dat telt in een volle voet. Houd een witte marge tussen de codes, zet de betaalcode het dichtst bij het bedrag en druk onder elke code een label. De EPC-richtlijn vraagt foutcorrectieniveau M en begrenst de betaalcode op QR-versie 13, dus geef die de meeste ruimte.

De kosten zijn laag. Dynamische codes beginnen op Starter voor €0,99 per maand. De PDF-pagina vraagt Pro voor €9 per maand, inclusief 50 dynamische codes, 250 korte links en vier gebruikers. Bekijk de plannen en prijzen voor de details.