QR-Code auf Rechnungen: Zahlung, Portal und Dokumente per Scan

Nehmen Sie einen Installateur für Heizung und Sanitär mit vier Transportern und drei Leuten im Büro. Jeden Monat verschickt er rund 1.200 Rechnungen: die Hälfte per Post an ältere Kunden, die Hälfte als PDF per E-Mail. Kunden rufen mit immer denselben drei Fragen an. Wie bezahle ich? Wo sehe ich meinen Wartungsvertrag? Wo stehen die Garantiebedingungen? Ein paar kleine Codes in der Fußzeile beantworten alle drei. Der Trick: Jeder Code bekommt eine Aufgabe, und die Codes, die Sie selbst verwalten, bleiben änderbar.

Drei Arten von QR-Code auf Rechnungen

Eine Rechnung kann drei Arten von Code tragen. Jeder funktioniert anders und stammt aus einem anderen Werkzeug.

• Ein Zahlungscode. Ihre Bank, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Zahlungsanbieter erstellt ihn. Er enthält die Zahlungsdaten oder öffnet eine Zahlseite für genau diese Rechnung.
• Ein Portalcode. Ein dynamischer EUQR-Code, der Ihr Kundenportal öffnet oder eine Seite, um die nächste Wartung zu buchen. Er ist auf jeder Rechnung gleich.
• Ein Dokumentcode. Ein dynamischer EUQR-Code, der eine PDF-Seite mit AGB, Anleitung oder Garantiebedingungen öffnet.

EUQR erstellt keine Zahlungscodes. Es erstellt die anderen beiden und zeigt Ihnen, wie oft jeder gescannt wird.

Der Zahlungscode kommt von Bank oder Anbieter

Im Euroraum ist der EPC-QR-Code das übliche Format. Der European Payments Council beschreibt ihn in der Richtlinie EPC069-12, Version 3.1, herausgegeben am 19. März 2024. Der Code enthält Name des Empfängers, IBAN, einen optionalen Betrag und eine Referenz, innerhalb von 331 Bytes. Die Richtlinie nennt Papierrechnungen als Anwendungsfall und erwartet dieselben Daten als lesbaren Text neben dem Code. Für Banken ist die Unterstützung freiwillig, daher liest nicht jede Banking-App ihn.

Zahlungsanbieter bieten einen zweiten Weg. Mollie erklärt auf seiner Seite zum Bezahlen per QR-Code, dass der Code zu einer Zahlseite mit vorausgefüllten Daten führt. Sie erstellen ihn unter Zahlungsanforderungen im Dashboard oder über die API, sodass Rechnungen automatisch einen Code bekommen.

Beide Codes gehören zu einer Rechnung und einem Betrag. Nutzen Sie sie so, wie Bank oder Anbieter sie erzeugen. Leiten Sie einen Zahlungscode nie über eine Weiterleitung: Eine Banking-App erwartet die Zahlungsdaten selbst, keine Webadresse.

Ein QR-Code auf Rechnungen, der änderbar bleibt: der Portalcode

Beim Portalcode lohnt sich ein dynamischer Code. Unser Installateur lässt sein Rechnungspapier in Auflagen von 5.000 Blatt drucken, die Fußzeile ist vorgedruckt. Im letzten Jahr zog das Kundenportal auf eine neue Software um, und die Adresse änderte sich. Mit einem statischen Code wäre der Restbestand Altpapier gewesen. Mit einem dynamischen QR-Code von EUQR ändert das Büro das Ziel im Dashboard, und die gedruckte Fußzeile funktioniert weiter.

Derselbe Code funktioniert auch in der PDF-Rechnung. Setzen Sie einen Kurzlink darunter, etwa qreu.eu/portal, für Kunden, die das PDF am Handy lesen und ihren eigenen Bildschirm nicht scannen können. Mit dem URL-Verkürzer von EUQR wählen Sie diesen Slug selbst.

Dokumente hinter dem Code: AGB, Anleitungen, Garantie

AGB ändern sich. Anleitungen bekommen neue Versionen. Ein dritter Code in der Fußzeile kann eine PDF-Seite von EUQR öffnen, verfügbar ab Pro. Sie tauschen die Datei hinter der Seite aus, wann Sie wollen, und derselbe gedruckte Code öffnet die neue Version. Sie können einen Download-Button und ein optionales Passwort hinzufügen. Die Datei liegt privat auf EU-Infrastruktur und wird nicht als öffentlicher Download indexiert.

Bei unserem Installateur führt der Code zu einer Seite mit den AGB und den Garantiebedingungen für Heizkessel. Ändert sich der Garantietext im Januar, lädt das Büro das neue PDF hoch. Niemand druckt etwas neu.

Sehen, welcher Rechnungsweg gescannt wird

Nutzen Sie einen Code pro Platzierung, nicht einen für alles. Der Installateur nutzt drei: einen auf der Papierrechnung, einen in der PDF-Rechnung und einen in der Zahlungserinnerung. Die Scanstatistiken von EUQR zeigen, wie oft jeder Code geöffnet wird, nach Land, Gerät, Browser und Sprache. Sie sehen etwa, dass die Erinnerung öfter gescannt wird als die erste Rechnung oder dass Papierkunden das Portal kaum nutzen. Sie sehen nicht, welcher Kunde gescannt hat. EUQR speichert keine rohen IP-Adressen und setzt keine Tracking-Cookies.

Was nicht in den Code gehört

Setzen Sie nie eine Kundennummer, Rechnungsnummer oder einen Betrag in den Slug oder in UTM-Parameter des Portalcodes. Dieser Code ist für alle Kunden gleich und soll es bleiben. Personenbezogene Daten gehören hinter den Login Ihres Portals. Unser Leitfaden zu gebrandeten Kurzlinks zeigt, wie Sie Slugs benennen, ohne Informationen preiszugeben.

Betrüger verschicken auch gefälschte Rechnungen mit eigenen Codes. Drucken Sie Ihre IBAN als Text, beschriften Sie jeden Code ("Diese Rechnung bezahlen", "Ihr Konto") und nutzen Sie eine erkennbare Kurzdomain. So lernen Kunden, wie Ihre echten Codes aussehen. Dies ist keine Rechts- oder Finanzberatung; stimmen Sie Zahlungstexte mit Ihrer Bank oder Steuerberatung ab.

Größe und Platz in der Fußzeile

Ein Kurzlink ergibt einen kleineren, weniger dichten Code als eine lange Portaladresse. Das zählt in einer vollen Fußzeile. Lassen Sie eine Ruhezone zwischen den Codes, platzieren Sie den Zahlungscode nah am Betrag und drucken Sie unter jeden Code eine Beschriftung. Die EPC-Richtlinie verlangt Fehlerkorrekturstufe M und begrenzt den Zahlungscode auf QR-Version 13, geben Sie ihm also den meisten Platz.

Die Kosten sind gering. Dynamische Codes beginnen mit Starter für 0,99 € pro Monat. Die PDF-Seite braucht Pro für 9 € pro Monat, mit 50 dynamischen Codes, 250 Kurzlinks und vier Nutzern. Details finden Sie unter Tarife und Preise.