Código QR en facturas: pago, portal y documentos en un escaneo

Piense en un instalador de calefacción y fontanería con cuatro furgonetas y tres personas en la oficina. Cada mes envía unas 1.200 facturas: la mitad por correo postal a clientes mayores y la mitad en PDF por e-mail. Los clientes llaman con las mismas tres preguntas. ¿Cómo pago? ¿Dónde veo mi contrato de mantenimiento? ¿Dónde están las condiciones de garantía? Unos pocos códigos pequeños en el pie de la factura responden a las tres. La clave es dar a cada código una sola tarea y mantener editables los códigos que usted controla.

Tres tipos de código QR en facturas

Una factura puede llevar tres tipos de código. Cada uno funciona de otra manera y sale de otra herramienta.

• Un código de pago. Lo genera su banco, su programa de contabilidad o su proveedor de pagos. Contiene los datos del pago o abre una página de pago para esa factura.
• Un código de portal. Un código dinámico de EUQR que abre su portal de clientes o una página para reservar la próxima revisión. Es igual en todas las facturas.
• Un código de documentos. Un código dinámico de EUQR que abre una página PDF con sus condiciones, un manual o la garantía.

EUQR no crea códigos de pago. Crea los otros dos y le muestra cuántas veces se escanea cada uno.

El código de pago lo genera su banco o proveedor

En la zona euro el formato habitual es el código QR EPC. El European Payments Council lo describe en la guía EPC069-12, versión 3.1, publicada el 19 de marzo de 2024. El código contiene el nombre del beneficiario, el IBAN, un importe opcional y una referencia, en un máximo de 331 bytes. La guía cita las facturas en papel como caso de uso y espera los mismos datos en texto legible junto al código. Para los bancos es opcional, así que no todas las apps bancarias lo leen.

Los proveedores de pago ofrecen una segunda vía. Mollie explica en su página sobre pagar con código QR que el código lleva a una página de pago con los datos ya rellenados. Se crea en Solicitudes de pago del panel, o con la API para que las facturas reciban el código automáticamente.

Ambos códigos pertenecen a una factura y un importe. Úselos tal como los genera su banco o proveedor. No pase nunca un código de pago por una redirección: la app bancaria espera los datos de pago, no una dirección web.

Un código QR en facturas que sigue siendo editable: el portal

En el código del portal es donde compensa un código dinámico. Nuestro instalador imprime su papel de factura en tiradas de 5.000 hojas, con el pie ya impreso. El año pasado trasladó su portal de clientes a otro software y la dirección cambió. Con un código estático, el papel sobrante habría ido a reciclar. Con un código QR dinámico de EUQR, la oficina cambia el destino en el panel y el pie impreso sigue funcionando.

El mismo código sirve en la factura en PDF. Añada debajo un enlace corto, como qreu.eu/portal, para quien lee el PDF en el móvil y no puede escanear su propia pantalla. Con el acortador de enlaces de EUQR elige usted ese slug.

Documentos detrás del código: condiciones, manuales, garantía

Las condiciones cambian. Los manuales tienen nuevas versiones. Un tercer código en el pie puede abrir una página PDF de EUQR, disponible desde Pro. Usted sustituye el archivo cuando quiera y el mismo código impreso abre la versión nueva. Puede añadir un botón de descarga y una contraseña opcional. El archivo se guarda de forma privada en infraestructura de la UE y no se indexa como descarga pública.

En nuestro instalador, el código lleva a una página con las condiciones generales y la garantía de las calderas. Si el texto de garantía cambia en enero, la oficina sube el PDF nuevo. Nadie reimprime nada.

Ver qué flujo de facturas se escanea

Use un código por ubicación, no uno para todo. El instalador usa tres: uno en la factura en papel, uno en la factura en PDF y uno en el recordatorio de pago. Las estadísticas de escaneo de EUQR muestran cuántas veces se abre cada uno, por país, dispositivo, navegador e idioma. Verá, por ejemplo, que el recordatorio se escanea más que la primera factura, o que los clientes en papel apenas usan el portal. No verá qué cliente escaneó. EUQR no guarda direcciones IP completas ni usa cookies de seguimiento.

Lo que no debe ir en el código

No ponga nunca un número de cliente, de factura o un importe en el slug ni en los parámetros UTM del código del portal. Ese código es igual para todos los clientes y debe seguir así. Los datos personales van detrás del acceso a su portal. Nuestra guía de enlaces cortos con marca explica cómo nombrar slugs sin revelar información.

Los estafadores también envían facturas falsas con sus propios códigos. Imprima su IBAN en texto, ponga una etiqueta a cada código ("Pagar esta factura", "Su cuenta") y use un dominio corto reconocible. Así sus clientes aprenden cómo son sus códigos reales. Esto no es asesoramiento jurídico ni financiero; revise los textos de pago con su banco o gestor.

Tamaño y ubicación en el pie

Un enlace corto genera un código más pequeño y menos denso que una dirección larga de portal. En un pie lleno eso importa. Deje una zona de silencio entre códigos, coloque el código de pago junto al importe e imprima una etiqueta bajo cada código. La guía EPC pide nivel de corrección de errores M y limita el código de pago a la versión QR 13, así que dele el mayor espacio.

El coste es bajo. Los códigos dinámicos empiezan en Starter por 0,99 € al mes. La página PDF requiere Pro por 9 € al mes, con 50 códigos dinámicos, 250 enlaces cortos y cuatro usuarios. Consulte los planes y precios para más detalle.