EPC QR-code uitgelegd: de SEPA-betaalcode op Europese facturen

U opent een factuur van uw accountant. In de hoek staat een QR-code met de tekst "Scan om te betalen". U opent uw bankapp, richt de camera erop en het overboekingsformulier is ingevuld: naam, IBAN, bedrag, kenmerk. U controleert en bevestigt. Die code volgt een Europese standaard. Wie weet hoe hij werkt, gebruikt hem beter op de eigen facturen.

Wat een EPC QR-code is

De European Payments Council (EPC) stelt de regels voor SEPA-betalingen op. Eén van zijn documenten beschrijft hoe een 2D-code de gegevens voor een SEPA-overboeking kan dragen. De huidige versie is EPC069-12, versie 3.1, met de titel "Quick Response Code: Guidelines to Enable the Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer". Hij is uitgegeven en van kracht sinds 19 maart 2024.

Het document is een richtlijn, geen verplichting. Er staat dat "it is optional for PSPs adhering to the SCT scheme to implement this feature". Elke bank beslist dus zelf of haar app de code leest. Veel bankapps in de eurozone doen dat. Controleer de uwe en test met een tweede app voordat u drukt.

De toepassing staat duidelijk in de tekst. De begunstigde drukt de code op een factuur. De betaler scant hem en de app neemt de gegevens over. Voor codes op een kassaterminal verwijst de documentpagina van de EPC naar een ander document, EPC024-22. Dat valt buiten dit artikel.

Wat er in de 331 bytes staat

Een EPC QR-code bevat platte tekst, één veld per regel, in een vaste volgorde. De velden volgens versie 3.1:

• Kop: de servicetag "BCD", een versie (001 of 002), een tekenset en de identificatie "SCT".
• BIC: 8 of 11 tekens. Verplicht in versie 001. In versie 002 alleen in bepaalde gevallen nodig, zoals betalingen met deelnemers buiten de EER.
• Begunstigde: de naam, tot 70 tekens, en het IBAN, tot 34 tekens. De richtlijn zegt "Only IBAN is allowed."
• Bedrag: optioneel, in euro, van 0,01 tot 999.999.999,99.
• Omschrijving: een gestructureerd kenmerk van maximaal 35 tekens of vrije tekst van maximaal 140 tekens, nooit allebei. Een optionele doelcode van 4 tekens gaat eraan vooraf.
• Bericht aan de betaler: optioneel, tot 70 tekens.

De hele inhoud mag niet groter zijn dan 331 bytes. De richtlijn vraagt foutcorrectieniveau M, dat ongeveer 15 procent beschadigde codewoorden herstelt, en staat hooguit QR-versie 13 toe. Zo blijft de code klein genoeg voor een factuurvoet.

Nog één regel telt voor de opmaak. De richtlijn gaat ervan uit dat dezelfde gegevens als leesbare tekst naast de code staan, zodat de betaler kan vergelijken wat de app toont met wat de factuur zegt.

Een praktische tip voor het kenmerk: gebruik een gestructureerd betalingskenmerk als uw boekhoudpakket dat ondersteunt, zoals het ISO 11649-formaat dat de richtlijn noemt. Het blijft ruim onder 35 tekens, houdt de code klein en laat uw boekhouding binnenkomende betalingen automatisch aan facturen koppelen. Vrije tekst kan ook, maar klanten passen die soms in de app aan voordat ze bevestigen, en dan mislukt de koppeling.

Wat een EPC QR-code niet kan

De code is nuttig omdat hij eenvoudig is. Dat bepaalt ook zijn grenzen.

• Hij betaalt niet. Hij vult een formulier in. De betaler controleert en bevestigt de overboeking zelf in de bankapp.
• Hij is geen link. Er staat geen webadres in, dus een cameraapp zonder bankfunctie toont tekst, geen pagina.
• Hij meldt niets terug. De bankapp leest de code op de telefoon. U als begunstigde hoort niet wie scande of wanneer.
• Hij kan niet veranderen. Eenmaal gedrukt liggen IBAN en bedrag vast. Een nieuw bedrag betekent een nieuwe code.

Neem een taalschool die in september 400 lesgeldfacturen verstuurt. Elke factuur krijgt een eigen EPC QR-code met het bedrag van dat gezin en het factuurnummer als kenmerk. Betaalt een ouder, dan ziet de school de overboeking met het juiste kenmerk op haar rekening. Dat is de hele taak van de code, en die doet hij goed.

EPC QR-code of betaallink-QR

Betaalproviders bieden een ander soort betaalcode. Mollie beschrijft op zijn pagina over betalen met een QR-code hoe de code naar een betaalpagina met ingevulde gegevens leidt. U maakt hem via Betaalverzoeken in het dashboard, of via de API zodat facturen automatisch een code krijgen. De pagina noemt onder meer creditcards, PayPal, Apple Pay en SEPA-overboekingen als methoden.

De twee verschillen op een paar punten:

• Inhoud: de EPC-code bevat de overboekingsgegevens zelf. De betaallinkcode bevat een webadres naar de pagina van de provider.
• Lezer: de EPC-code vraagt een bankapp die hem ondersteunt. De link werkt met elke cameraapp.
• Methoden: de EPC-code start alleen een SEPA-overboeking. De providerpagina kan meerdere methoden aanbieden.
• Wie ertussen zit: bij de EPC-code niemand. Bij een betaallink regelt de provider de pagina en de betaling.

Geen van beide is in het algemeen beter. Een bedrijf met vooral particuliere klanten die met een kaart betalen, kiest misschien de link. Een bedrijf dat andere bedrijven factureert per overboeking, drukt vaak de EPC-code. Sommigen drukken allebei.

Waarom een EPC QR-code statisch moet blijven

Wie dynamische QR-codes voor marketing gebruikt, vraagt soms of de betaalcode ook dynamisch kan. Dat kan niet, en het hoort ook niet. Een bankapp verwacht de BCD-inhoud in de code zelf. Staat er een doorverwijsadres in het vierkant, dan ziet de app een URL in plaats van een overboeking en mislukt de scan.

Er is ook een veiligheidsreden. Factuurfraude werkt vaak door betaalgegevens te verwisselen. Een betaalcode die naar een aanpasbare doorverwijzing wijst, zou iedereen met toegang tot die doorverwijzing de kans geven om te veranderen waar het geld heen gaat. Laat de betaalcode precies zoals uw boekhoudpakket of bank hem maakt. Druk het IBAN als tekst ernaast. Ons artikel over phishing met QR-codes legt uit hoe klanten nepcodes leren herkennen.

Waar een dynamische code ernaast past

EUQR maakt geen EPC QR-codes. Dat doet uw boekhoudpakket of bank. Wat EUQR toevoegt, is alles rond de betaling dat na het drukken kan veranderen.

Terug naar de taalschool. Naast de EPC-code drukt zij een tweede code met label: "Rooster en lesmateriaal". Dat is een dynamische QR-code naar het ouderportaal. Verhuist het portaal in januari, dan wijzigt de school de bestemming en blijven de septemberfacturen werken. Een derde code opent een PDF-pagina met de voorwaarden, die kantoor vervangt als ze veranderen. Voor de PDF-factuur per e-mail doet een korte link uit de URL-verkorter van EUQR, zoals qreu.eu/rooster, hetzelfde voor ouders die op hun telefoon lezen.

Die aanpasbare codes laten ook iets zien wat de betaalcode nooit toont: hoe vaak elke code wordt gescand, als geaggregeerde aantallen zonder cookies of ruwe IP-adressen. U leert of ouders de portaallink gebruiken, niet wie ze zijn.

Een korte checklist voor de factuurvoet

1. Laat uw boekhoudpakket of bank de EPC-code maken. Bouw de inhoud niet met de hand.
2. Test de gedrukte code met minstens twee bankapps voor een grote oplage.
3. Druk naam, IBAN, bedrag en kenmerk als tekst naast de code.
4. Geef de betaalcode de meeste ruimte en een duidelijke witte marge.
5. Zet bij elke code een label, zodat niemand de portaalcode scant om te betalen.
6. Gebruik aanpasbare codes voor wat verandert: portalen, voorwaarden, handleidingen.

Dit is geen juridisch of financieel advies. Voor vragen over betaaltermijnen of factuurregels kunt u bij uw bank of accountant terecht. Wilt u een aanpasbare code naast uw betaalcode zetten, dan beginnen de plannen van EUQR bij €0,99 per maand.