Código QR EPC: el código de pago SEPA de las facturas europeas

Abre una factura de su gestoría. En una esquina hay un código QR con el texto "Escanee para pagar". Abre la app de su banco, apunta la cámara y el formulario de transferencia aparece relleno: nombre, IBAN, importe, concepto. Lo revisa y confirma. Ese código sigue un estándar europeo, y entender cómo funciona le ayuda a usarlo bien en sus propias facturas.

Qué es un código QR EPC

El European Payments Council (EPC) fija las reglas de los pagos SEPA. Uno de sus documentos describe cómo un código 2D puede llevar los datos de una transferencia SEPA. La versión actual es la EPC069-12, versión 3.1, titulada "Quick Response Code: Guidelines to Enable the Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer". Se publicó y entró en vigor el 19 de marzo de 2024.

El documento es una guía, no una obligación. Indica que "it is optional for PSPs adhering to the SCT scheme to implement this feature". Es decir, cada banco decide si su app lee el código. Muchas apps bancarias de la zona euro lo hacen. Compruebe la suya y pruebe con una segunda antes de imprimir.

El caso de uso está claro en el texto. El beneficiario imprime el código en una factura. El pagador lo escanea y la app recoge los datos. Para códigos mostrados en un terminal de tienda, la página del documento en el EPC remite a otro documento, el EPC024-22, que queda fuera de este artículo.

Qué contienen los 331 bytes

Un código QR EPC contiene texto plano, un campo por línea, en un orden fijo. Los campos según la versión 3.1:

• Cabecera: la etiqueta "BCD", una versión (001 o 002), un juego de caracteres y la identificación "SCT".
• BIC: 8 u 11 caracteres. Obligatorio en la versión 001. En la 002 solo se exige en algunos casos, como pagos con participantes fuera del EEE.
• Beneficiario: el nombre, hasta 70 caracteres, y el IBAN, hasta 34. La guía dice "Only IBAN is allowed."
• Importe: opcional, en euros, de 0,01 a 999.999.999,99.
• Concepto: una referencia estructurada de hasta 35 caracteres o texto libre de hasta 140, nunca ambos. Antes puede ir un código de finalidad opcional de 4 caracteres.
• Nota para el pagador: opcional, hasta 70 caracteres.

El contenido total no puede superar 331 bytes. La guía pide nivel de corrección de errores M, que recupera alrededor del 15 por ciento de las palabras dañadas, y admite como máximo la versión QR 13. Así el código cabe en el pie de una factura.

Otra regla afecta al diseño. La guía da por hecho que los mismos datos aparecen en texto legible junto al código, para que el pagador compare lo que muestra la app con lo que dice la factura.

Un consejo práctico para el concepto: use una referencia estructurada de acreedor si su programa de contabilidad la admite, como el formato ISO 11649 que menciona la guía. Ocupa bastante menos de 35 caracteres, mantiene el código pequeño y permite a su contabilidad casar los cobros con las facturas de forma automática. El texto libre también sirve, pero a veces el cliente lo modifica en la app antes de confirmar y entonces el casado falla.

Lo que un código QR EPC no puede hacer

El código es útil porque es sencillo. Eso también marca sus límites.

• No paga. Rellena un formulario. El pagador revisa y confirma la transferencia en su app.
• No es un enlace. No contiene una dirección web, así que una app de cámara sin función bancaria muestra texto, no una página.
• No informa de nada. La app bancaria lee el código en el móvil. Usted, como beneficiario, no sabe quién lo escaneó ni cuándo.
• No puede cambiar. Una vez impreso, el IBAN y el importe quedan fijos. Un importe nuevo exige un código nuevo.

Piense en una academia de idiomas que envía 400 facturas de matrícula en septiembre. Cada factura lleva su propio código QR EPC con el importe de esa familia y el número de factura como referencia. Cuando una madre paga, la academia ve la transferencia con la referencia correcta en su cuenta. Esa es toda la tarea del código, y la cumple bien.

Código QR EPC o QR con enlace de pago

Los proveedores de pago ofrecen otro tipo de código. Mollie describe en su página sobre pagar con código QR cómo el código lleva a una página de pago con los datos rellenados. Se crea en Solicitudes de pago del panel o con la API, para que las facturas lleven el código automáticamente. La página cita tarjetas, PayPal, Apple Pay y transferencias SEPA entre los métodos.

Ambos se diferencian en varios puntos:

• Contenido: el código EPC lleva los datos de la transferencia. El código con enlace lleva una dirección web a la página del proveedor.
• Lector: el código EPC necesita una app bancaria compatible. El enlace funciona con cualquier app de cámara.
• Métodos: el código EPC solo inicia una transferencia SEPA. La página del proveedor puede ofrecer varios métodos.
• Quién está en medio: con el código EPC, nadie. Con el enlace, el proveedor gestiona la página y el cobro.

Ninguno es mejor en general. Un negocio con clientes particulares que pagan con tarjeta quizá prefiera el enlace. Una empresa que factura a otras empresas por transferencia suele imprimir el código EPC. Algunas imprimen los dos.

Por qué un código QR EPC debe ser estático

Quien usa códigos QR dinámicos en marketing a veces pregunta si el código de pago también puede ser dinámico. No puede, y no debe. La app bancaria espera el contenido BCD dentro del código. Si en el cuadrado hay una dirección de redirección, la app ve una URL en lugar de una transferencia y el escaneo falla.

Hay además un motivo de seguridad. El fraude de facturas suele consistir en cambiar los datos de pago. Un código de pago que apuntara a una redirección editable daría a cualquiera con acceso a esa redirección la opción de desviar el dinero. Deje el código de pago tal como lo genera su programa de contabilidad o su banco. Imprima el IBAN en texto al lado. Nuestro artículo sobre phishing con códigos QR explica cómo los clientes aprenden a detectar códigos falsos.

Dónde encaja un código dinámico a su lado

EUQR no crea códigos QR EPC. Eso lo hace su programa de contabilidad o su banco. EUQR aporta todo lo que rodea al pago y puede cambiar después de imprimir la factura.

Volvamos a la academia. Junto al código EPC imprime un segundo código con etiqueta: "Horario y materiales". Es un código QR dinámico al portal de familias. Si el portal cambia en enero, la academia modifica el destino y las facturas de septiembre siguen funcionando. Un tercer código abre una página PDF con las condiciones, que la oficina sustituye cuando cambian. Para la factura en PDF enviada por e-mail, un enlace corto del acortador de EUQR, como qreu.eu/horario, cumple la misma función para quien lee en el móvil.

Esos códigos editables muestran además algo que el código de pago nunca mostrará: cuántas veces se escanea cada uno, como cifras agregadas sin cookies ni direcciones IP completas. Sabrá si las familias usan el enlace al portal, no quiénes son.

Una lista breve para el pie de factura

1. Deje que su programa de contabilidad o su banco genere el código EPC. No construya el contenido a mano.
2. Pruebe el código impreso con al menos dos apps bancarias antes de una tirada grande.
3. Imprima nombre, IBAN, importe y referencia en texto junto al código.
4. Dé al código de pago el mayor espacio y una zona de silencio clara.
5. Ponga una etiqueta a cada código para que nadie escanee el del portal para pagar.
6. Use códigos editables para lo que cambia: portales, condiciones, manuales.

Esto no es asesoramiento jurídico ni financiero. Para dudas sobre plazos de pago o normas de facturación, consulte a su banco o gestor. Si quiere añadir un código editable junto a su código de pago, los planes de EUQR empiezan en 0,99 € al mes.